"ILMU PERPUSTAKAAN"
PENDAHULUAN
Sebelum membahas tentang prinsip-prinsip kebijakan pengembangan koleksi, kembali untuk mengingat pengertian-pengertian pembinaan dan pengembangan koleksi. Pengertian pembinaan berarti upaya untuk mengembangkan, memelihara, dan mempertahankan koleksi yang ada sebagai sumber informasi yang berguna bagi pemakai perpustakaan. Sedangkan koleksi dapat diartikan sebagai bahan pustaka yang dapat berupa buku dan non buku. Tujuan dari pada pembinaan koleksi ini adalah untuk menjaga koleksi agar tetap dalam kondisi baik (secara fisik) dan relefan (isi dan mutunya) sehingga selalu siap digunakan untuk melayani pemakai. Menurut Soeatminah (1992: 66) pembinaan koleksi adalah “Kegiatan kerja perpustakaan yang berupa tugas menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai, sesuai dengan kebutuhan dan minatnya”.
Sedangkan menurut Noerhayati (1987 : 135) Pembinaan koleksi perpustakaan ini dilakukan agar perpustakaan dapat memberikan jasa pelayanan informasi kepada pengguna dan demi tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yakni mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi. Kemudian, Pengembangan koleksi adalah suatu istilah yang digunakan secara luas di dunia perpustakaan untuk menyatakan bahan pustaka apa saja yang harus diadakan di perpustakaan. Sebelumnya muncul istilah seleksi buku, buku dalam pengertian yang lebih luas yang mencakup monografi, majalah, bahan mikro dan jenis bahan pustaka lainnya. Tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang.Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan dapat secara berencana mengembangkan koleksinya. Pengembangan koleksi adalah awal dari pembinaan koleksi perpustakaan bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. Mutu perpustakaan dibentuk oleh kegiatan pengembangan koleksi ini.
Sedangkan menurut Sulistyo_Basuki(1991 : 427) pengertian pengembangan koleksi lebih ditekankan pada pemilihan buku. Pemilihan buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Selanjutnya pengertian pengembangan koleksi mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan bidang kepustakawanan. Pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan menjadi istilah-istilah yang saling melengkapi.
PEMBAHASAN
A. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula. Untuk itu, diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan sekolah, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak, baik didalam maupun diluar lembaganya. Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu,yang harus dipegang teguh. perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan kepala sekolah, guru, siswa, dan peneliti. Demikian pula kebutuhan kurikulum perlu diperhatikan. Sebab itu, asas pengembangan koleksi perlu diperhatikan dalam memili bahan perpustakaan, antara lain, kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemuktahiran, dan kerja sama.
Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, perpustakaan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan. Kegiatan ini melibatkan pustakawan, kepala sekolah, guru, siswa, serta pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan. Pemilihan bahan perpustakaan harus cermat sebelum sampai kepada langkah pengadaannya. Setiap judul yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa kebenaran data bibliografinya agar tidak menyulitkan pengadaan bahan pustaka tersebut. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal karena melibatkan berbagai pihak,disamping harga buku yang terus meningkat.Proses yang panjang dan mahal ini biasanya tidak didasari oleh pengguna. Bahan perpustakaan yang diterima dibuatkan kedalinya yang berupa katalog, Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya. Melalui katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah peranan penting pengkatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan. Selain mengendalikan koleksi, kedua hai itu sekaligus juga menginformasikan koleksi bahan perpustakaan. Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan diserahkan ke bagian pelayanan.[1]
Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, perencanaan, sebab kebijakan tersebut menjelsakan cangkupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan; memberikan deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan; menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin; menjadi standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai; membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran; menjadi sarana komunikasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.[2]
Visi-misi-tujuan/sasaran yang berkaitan dengan koleksi yang bertujuan memenuhi kebutuhan masing-masing perpustakaan, masyarakat yang kita layani sivitas akademik. Ketika ada yang komplain, jika di deskripsikan maka akan di adakan, besarannya (jumlah masyarakat yang kita layani) yang mempunyai tanggung jawab penuhnya adalah, kordinator pengadaan, kordinator perpustakaan, kepala atau pimpinan.
Dengan melakukan survei kebutuhan, metode dalam seleksi, alat bantu seleksi, katalog dalam penerbit, katalog cetak, katalok online atau langsung survei dengan dilakukan dan di tulis dalam kebijakan tersebut dan anggaran dalam setahun sudah di siapkan dan di sosialisasikan dengan pimpinan apakah sanggup atau tidak dan mengalokasikan dana dalam anggaran, sehingga setiap tahunnya bisa di ambil dengan kesepakatan pimpinan.
Kendala dalam kebijakan
· Kendala dalam penganggaran
· Kendala Perawatan dalam bahan pustakaan
Perencanaan
Dalam menawarkan kebijakan dalam limatahun kedepan yang isinya apa, kebutuhannya apa, visi, misi, tujuan dan sasarannya bisa dilakukan sekarang untuk jangka waktu kedepan atau masa yang akan datang.
jika suatu penganggaran yang telah di sepakati 1 milyar maka untuk seterusnya 1 milyar sesuai dengan kebijakan yang telah di sepakati dengan pimpinan perpustakaan dan lembaga dan di jalankan, perencanaan secara luas dan bisa bertambah atau lebih luaslagi, perencanaan dapat berubah sesuai dengan kebutuhann dengan koridor yang psti dan komitmen yang di sepakati
Unsur-unsur pengembangan koleksi
· Mengidentivikasi koleksi
· Memila dan milih dalam pengadaan
· Merawat koleksi
· Penyiangan atau widding
· evaluasi
B. Fungsi dan Manfaat Kebijakan Pengembangan Koleksi
Fungsi kebijakan pengembangan koleksi:
1. Pedoman. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleleksi terjamin. Adanya kebijakan ini dapat menjadi standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi yang telah dicapai dan memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan. Membantu menerapkan metode penilaian dan pengadaan bahan pustaka. Membantu indentifikasi bahan yang perlu dipindahkan kegudang atau dikeluarkan dari koleksi.
2. Sarana komunikasi. Masyarakat yang dilayani dan memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi baik secara eksternal, maupun secara internal.
3. Perencanaan. Yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan berbagai sumber dana dan mempertanggung jawabkan alokasi anggaran, setelah lebih dahulu mengenal masyarakat yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui subyek dan bidang ilmu apa yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan pemustaka.
Manfaat kebijakan pengembangan koleksi:
1. Menjadi pedoman untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup dan ruang koleksi. Maksudnya kebijakan tersebut dibentuk tertulis dan di jadikan pedoman yang baku, dan pedoman yang baku ini dijadikan sebagai acuan pelaksanaan dan dokumennya di sosialisasikan ke masyarakat. Karna dalam pengadaan perlu adanya sosialisasi atau kerjasama.
Contoh: UPT IAIN sebelum melakukan pengadaan terlebih dahulu melakukan sosialisasi atau kerjasama dengan kesepakatan antara prodi-prodi yang ada di iain, karna bertujuan untuk pemenuhan kebutuhan yang di inginkan sesuai dengan apa yang di harapkan, cara mengetahui nya dengan melalui data-data, konsep atau susunan yang ada di prodi data-data tersebut / konsep dijadikan sebagai untuk alat sosialisasi. Dan dokumen-dokumen tersebut menjadi standar pengadaan bahan koleksi.
2. Menginformasikan kepada setiap orang prioritas secara pengoleksian. agar dapat meng informasikan tentang prioritas koleksi (jenis-jenis koleksi menurut kebutuhan user) yang telah membutuhkan sesuai kebutuhannya.
3. Mendorong pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi. Respon-respon atau pemikiran dari pengguna (kebutuhan dari tiap-tiap pakultas tersebut) dengan kebijakan-kebijakan yang di inginkan oleh pemustaka/User dengan mengutamakan pengembangan koleksi dalam satu organisasi. Dan banyakjuga mendapatkan respon pro dan kontra (baik dan buruk)
4. Menghasilkan komitmen (kesepakatan) pada tingkatan tertentu sesuai dengan sasaran organisasi.[3] Adanya komitmen antara pimpinan perpustakaan dengan pimpinan rektor, dan antara pemustaka( User ). Dan pengguna dengan mengadakan survei yang bertujuan sukses dalam program koleksi yang berkualitas bukan hanya dari fisiknya saja namun dilihat dari isinya juga.
C. Perumusan Kebijakan Pengembangan Koleksi
Menurut Yulia (1993 : 25) tujuan Pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di sekolah agar perpustakaan dapat secara terencana mengembangkan koleksinya. Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:
· Pustakawan
· Wakil sivitas akademika
· Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait.
Yang berhak melakukan seleksi terhadap usulan pembelian bahan perpustakaan adalah tim seleksi. Yang behak menetapkan pengadaan bahan perpustakaan yang telah diseleksi adalah kepala perpustakaan. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis.[4]Rumusan yang dituangkan dalam kebijakan pengembangan koleksi tertulis dimulai dengan penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai, deskripsi singkat mengenai masyarakat yang dilayani, koleksi yang telah ada, kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan isi kebijakan sebagai berikut:
a. Penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai,
b. Deskripsi singkat mengenai masyarakat yang dilayani
c. Koleksi yang telah ada
d. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi
e. Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan prioritas (jika ada)dan informasi lain yang dianggap perlu, misalnya: pedoman dan kriteria seleksi dan dafar timbangan buku atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi.
f. Masalah-masalah khusus didaftarkan secara rinci, misalnya jenis bahan yang tidak dikoleksi, berupa copy dari satu judul, penjilidan dan penggantian buku atau bahan perpustakaan lain yang hilang
g. Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang dikembangkan yang dibagi atas bindang subjek dan keterang mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan dirinci sebagai berikut:
· Tingkat kedalaman / kelengkapan (koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan / atau program yang ada
· Bahasa
· Cangkupan priode
· Cangkupan geogrfis
· Format yang akan dibeli atau tidak dibeli
· Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi
h. Bahasa asing
i. Jenis bahan perpustakaan berdasakan format. Definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana yang dibeli dan mana yang tidak dan pentingnya bahan tersebut bagi koleksi atau pemakainya
j. Penanganan hadiah
k. Pinjam antar perpustakaan serta jaringan dan bentuk kerjasamalain yang berpengaruh pada pengembangan koleksi
l. Kriteria dan tata cara penyiangan
m. Sikap perpustakaaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan kebebasan intelektual
Penjelasan yang disebutkan di atas masih terbatas pada uraian-uraian umum yang seharusnya terdapat pada rumusan kebijakan pengembangan koleksi.[5]
D. Asas Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi didasari asas berikut:
1. Kerelevanan.
Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat sekolah. Karena itu, perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan dengan jumlah dan besar sekolah, Program studi, lembaga, dan seterusnya. Jenjang program meliputi program SMA IPA/IPS. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh atau pembelajaran maya juga sangat berpengaruh pada pilihan jenis media bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.[6] Bahwa dalam membuat kebijakan harus ada prinsip.dalam pengembangan koleksi harus sesuai dengan perpustakaan atau asas yang ada maka harus di adakan dalam penyelenggaraan tersebut, dan harus di selaraskan dengan kebutuhan contoh kebutuhan bahan pustaka dalam sekola maka harus sesuai dengan kurikulum yang ada.
2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna.
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan sekolah adalah tenaga pengajar, tenaga administrasi,siswa, yang kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.
3. Kelengkapan.
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam pembelajaran, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap (lihat Kep.Mendiknas, No. 0234/U/2000, tentang Pedoman Pendirian sekolah).
4. Kemutakhiran.
Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Kerja sama.
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan siswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna.
6. Rangkaian Kegiatan.
Pada umumnya, pengembangan koleksi meliputi rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a) Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di atas. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan yayasan dan anggotanya terdiri atas unsur perpustakaan, sekolah, dan unit lain
b) Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terrlibat dalam pengembangan koleksi.
c) Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara , antara lain:
· Mempelajari kurikulum setiap program studi
· Memberikan kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi
· Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya
· Melayani pengguna secara berkala untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna
d) Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib.[7]
e) Merawat bahan perpustakaan. Perawatan bahan pustaka dapat dikategorikan dalam 3 jenis, yaitu:
· Perawatan dari segi fisik bahan pustaka, misalnya menjaga kelembapan dan suhu ruangan agar tetap stabil karena jika tidak stabil maka mengakibatkan keruakan pada kertas. Jika panas dapat menyebabkan perekat pada jilidan buku menjadi kering, sedangkan jilidannya sendiri menjadi longgar. Sedangkan jika lembab buku akan mudah diserang jamur, kecoa, rayap dan kutu buku.
· Perawatan koleksi (isi dari keseluruhan koleksi). misalnya, pelestarian koleksi berbentuk peta dengan cara menyimpan peta yang sesuai dengan bentuk dengan ukuran peta, letak rak hendaknya sesuai dengan lingkungan sehingga mudah dicapai oleh pemakai dan bahan dasar terbuat dari kayu yang baik atau besi baja.
· Perawatan dari segi teknologi dan media, misalnya CD-Rom. Media yang memanfaatkan teknologi laser dalam proses perekaman dan pembacaan kembali informasi. Dalam perawatannya harus melihat kepada sifat dan watak sebuah PC, misalnya saja disc drive harus rajin dibersihkan dengan alkohol, hindari adanya virus pada komputer, sebab adanya kemungkinan menghambat jalannya pembacaan pada CD-Rom.[8]
f) Menyiangi koleksi Penyiangan koleksi adalah pemilahan bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan. Tujuannya adalah untuk:
· membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan
· memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan
· meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang koleksi
g) Menevaluasi koleksi. Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan pengguna serta program lembaga induknya. Tujuan evaluasi koleksi adalah:
· Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
· Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya
· Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
· Meningkatkan nilai informasi
· Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
· Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi[9]
h) Untuk melaksanakan semua kegiatan tersebut, diperlukan anggaran yang memadai, karyawan yang cakap dan berdedikasi, struktur organisasi yang mantap, dan alat bantu pemilihan bahan perpustakaan yang relevan.[10]
[1] Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
[2] Asmaria Br Perangin-angin. 2009. Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka Di Perpustakaan Stikes Santa Elisabeth Medan. Universitas Sumatra Utara. 1-44
[3] Herlina. 2013. Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan. Palembang: Noerfikri Offset. Hal: 13-15
[4] Asmaria Br Perangin-angin. 2009. Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka Di Perpustakaan Stikes Santa Elisabeth Medan. Universitas Sumatra Utara. 1-44
[5] “Pengembangan Koleksi Diperpustakaan”. 18/09/2014. Meidi abdul akbar.http://meidi-aa.web.ugm.ac.id/wordpress/?p=7
[6] Herlina. 2013. Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan. Palembang: Noerfikri Offset. Hal: 17
[7] Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
[8] Martoatmodjo, Karmidi. 2010. Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka
[9] ”Merawat bahan pustaka dalam pengembangan koleksi”. 23/09/2014. http://mikiritugas.blogspot.com/2012/09/pengembangan-koleksi-modul-1-keg1.html. Diposkan oleh abu ahmad di 19.35
[10] Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
Komentar
Posting Komentar