"ILMU PERPUSTAKAAN"
PENDAHULUAN
Sebelum
membahas tentang prinsip-prinsip kebijakan pengembangan koleksi, kembali untuk
mengingat pengertian-pengertian pembinaan dan pengembangan koleksi. Pengertian
pembinaan berarti upaya untuk mengembangkan, memelihara, dan mempertahankan
koleksi yang ada sebagai sumber informasi yang berguna bagi pemakai
perpustakaan. Sedangkan koleksi dapat diartikan sebagai bahan pustaka yang
dapat berupa buku dan non buku. Tujuan dari pada pembinaan koleksi ini adalah
untuk menjaga koleksi agar tetap dalam kondisi baik (secara fisik) dan relefan
(isi dan mutunya) sehingga selalu siap digunakan untuk melayani pemakai. Menurut Soeatminah (1992: 66) pembinaan
koleksi adalah “Kegiatan kerja perpustakaan yang berupa tugas menyediakan
sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai, sesuai
dengan kebutuhan dan minatnya”.
Sedangkan menurut Noerhayati (1987 : 135) Pembinaan koleksi perpustakaan
ini dilakukan agar perpustakaan dapat memberikan jasa pelayanan informasi
kepada pengguna dan demi tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yakni
mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan
perguruan tinggi. Kemudian, Pengembangan koleksi adalah suatu istilah yang
digunakan secara luas di dunia perpustakaan untuk menyatakan bahan pustaka apa
saja yang harus diadakan di perpustakaan. Sebelumnya muncul istilah seleksi
buku, buku dalam pengertian yang lebih luas yang mencakup monografi, majalah,
bahan mikro dan jenis bahan pustaka lainnya. Tujuan pengembangan koleksi adalah
untuk menambah koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu
melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta
masa mendatang.Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan
disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan dapat
secara berencana mengembangkan koleksinya. Pengembangan koleksi adalah awal
dari pembinaan koleksi perpustakaan bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan
kebutuhan pengguna dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. Mutu perpustakaan
dibentuk oleh kegiatan pengembangan koleksi ini.
Sedangkan menurut Sulistyo_Basuki(1991 : 427)
pengertian pengembangan koleksi lebih ditekankan pada pemilihan buku. Pemilihan
buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga
proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Selanjutnya pengertian
pengembangan koleksi mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan bidang
kepustakawanan. Pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan menjadi istilah-istilah
yang saling melengkapi.
PEMBAHASAN
A. Kebijakan
Pengembangan Koleksi
Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang
baik pula. Untuk itu, diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi.
Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan
sekolah, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain
itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untuk menjalin hubungan
dengan berbagai pihak, baik didalam maupun diluar lembaganya. Pengembangan
koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu,yang harus dipegang teguh.
perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi
kebutuhan kepala sekolah, guru, siswa, dan peneliti. Demikian pula kebutuhan
kurikulum perlu diperhatikan. Sebab itu, asas pengembangan koleksi perlu diperhatikan
dalam memili bahan perpustakaan, antara lain, kerelevanan, berorientasi kepada
kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemuktahiran, dan kerja sama.
Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, perpustakaan memilih dan
mengadakan bahan perpustakaan. Kegiatan ini melibatkan pustakawan, kepala
sekolah, guru, siswa, serta pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan.
Pemilihan bahan perpustakaan harus cermat sebelum sampai kepada langkah
pengadaannya. Setiap judul yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa
kebenaran data bibliografinya agar tidak menyulitkan pengadaan bahan pustaka
tersebut. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal
karena melibatkan berbagai pihak,disamping harga buku yang terus
meningkat.Proses yang panjang dan mahal ini biasanya tidak didasari oleh
pengguna. Bahan perpustakaan yang diterima dibuatkan kedalinya yang berupa
katalog, Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya.
Melalui katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah
peranan penting pengkatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan.
Selain mengendalikan koleksi, kedua hai itu sekaligus juga menginformasikan
koleksi bahan perpustakaan. Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan
diserahkan ke bagian pelayanan.[1]
Agar kebijakan pengembangan koleksi
dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun
secara tertulis. Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai
pedoman, sarana komunikasi, perencanaan, sebab kebijakan tersebut menjelsakan
cangkupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar
diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina
perpustakaan; memberikan deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan
dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan; menjadi pedoman bagi
para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin; menjadi
standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi
telah tercapai; membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran; menjadi
sarana komunikasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar
lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan
koleksi.[2]
Visi-misi-tujuan/sasaran
yang berkaitan dengan koleksi yang bertujuan memenuhi kebutuhan masing-masing
perpustakaan, masyarakat yang kita layani sivitas akademik. Ketika ada yang
komplain, jika di deskripsikan maka akan di adakan, besarannya (jumlah masyarakat
yang kita layani) yang mempunyai tanggung jawab penuhnya adalah, kordinator
pengadaan, kordinator perpustakaan, kepala atau pimpinan.
Dengan melakukan survei
kebutuhan, metode dalam seleksi, alat bantu seleksi, katalog dalam penerbit,
katalog cetak, katalok online atau langsung survei dengan dilakukan dan di
tulis dalam kebijakan tersebut dan anggaran dalam setahun sudah di siapkan dan
di sosialisasikan dengan pimpinan apakah sanggup atau tidak dan mengalokasikan
dana dalam anggaran, sehingga setiap tahunnya bisa di ambil dengan kesepakatan
pimpinan.
Kendala dalam kebijakan
·
Kendala
dalam penganggaran
·
Kendala
Perawatan dalam bahan pustakaan
Perencanaan
Dalam menawarkan
kebijakan dalam limatahun kedepan yang isinya apa, kebutuhannya apa, visi, misi,
tujuan dan sasarannya bisa dilakukan sekarang untuk jangka waktu kedepan atau
masa yang akan datang.
jika
suatu penganggaran yang telah di sepakati 1 milyar maka untuk seterusnya 1
milyar sesuai dengan kebijakan yang telah di sepakati dengan pimpinan
perpustakaan dan lembaga dan di jalankan, perencanaan secara luas dan bisa
bertambah atau lebih luaslagi, perencanaan dapat berubah sesuai dengan
kebutuhann dengan koridor yang psti dan komitmen yang di sepakati
Unsur-unsur pengembangan koleksi
·
Mengidentivikasi
koleksi
·
Memila
dan milih dalam pengadaan
·
Merawat
koleksi
·
Penyiangan
atau widding
·
evaluasi
B. Fungsi
dan Manfaat Kebijakan Pengembangan Koleksi
Fungsi
kebijakan pengembangan koleksi:
1. Pedoman.
Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleleksi
terjamin. Adanya kebijakan ini dapat menjadi standar atau tolak ukur untuk
menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi yang telah dicapai dan memberi
deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi
yang diterapkan diperpustakaan. Membantu menerapkan metode penilaian dan
pengadaan bahan pustaka. Membantu indentifikasi bahan yang perlu dipindahkan
kegudang atau dikeluarkan dari koleksi.
2. Sarana
komunikasi. Masyarakat yang dilayani dan memerlukan informasi mengenai tujuan
dan rencana pengembangan koleksi baik secara eksternal, maupun secara internal.
3. Perencanaan.
Yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan berbagai sumber dana dan
mempertanggung jawabkan alokasi anggaran, setelah lebih dahulu mengenal
masyarakat yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui subyek dan bidang ilmu
apa yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan pemustaka.
Manfaat
kebijakan pengembangan koleksi:
1. Menjadi
pedoman untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk
menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup dan ruang
koleksi. Maksudnya kebijakan tersebut
dibentuk tertulis dan di jadikan pedoman yang baku, dan pedoman yang baku ini
dijadikan sebagai acuan pelaksanaan dan dokumennya di sosialisasikan ke
masyarakat. Karna dalam pengadaan perlu adanya sosialisasi atau kerjasama.
Contoh: UPT IAIN sebelum melakukan
pengadaan terlebih dahulu melakukan sosialisasi atau kerjasama dengan
kesepakatan antara prodi-prodi yang ada di iain, karna bertujuan untuk
pemenuhan kebutuhan yang di inginkan sesuai dengan apa yang di harapkan, cara
mengetahui nya dengan melalui data-data, konsep atau susunan yang ada di prodi
data-data tersebut / konsep dijadikan sebagai untuk alat sosialisasi. Dan
dokumen-dokumen tersebut menjadi standar pengadaan bahan koleksi.
2. Menginformasikan
kepada setiap orang prioritas secara pengoleksian. agar dapat meng informasikan tentang prioritas koleksi (jenis-jenis
koleksi menurut kebutuhan user) yang telah membutuhkan sesuai kebutuhannya.
3. Mendorong
pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi. Respon-respon atau pemikiran dari pengguna
(kebutuhan dari tiap-tiap pakultas tersebut) dengan kebijakan-kebijakan yang di
inginkan oleh pemustaka/User dengan mengutamakan pengembangan koleksi dalam
satu organisasi. Dan banyakjuga mendapatkan respon pro dan kontra (baik dan
buruk)
4. Menghasilkan
komitmen (kesepakatan) pada tingkatan tertentu sesuai dengan sasaran
organisasi.[3]
Adanya komitmen antara pimpinan
perpustakaan dengan pimpinan rektor, dan antara pemustaka( User ). Dan pengguna
dengan mengadakan survei yang bertujuan sukses dalam program koleksi yang
berkualitas bukan hanya dari fisiknya saja namun dilihat dari isinya juga.
C. Perumusan
Kebijakan Pengembangan Koleksi
Menurut
Yulia (1993 : 25) tujuan Pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan
disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di sekolah agar perpustakaan
dapat secara terencana mengembangkan koleksinya. Kewenangan merumuskan
kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:
·
Pustakawan
·
Wakil sivitas akademika
·
Wakil unit penelitian dan unit lain yang
terkait.
Yang
berhak melakukan seleksi terhadap usulan pembelian bahan perpustakaan adalah
tim seleksi. Yang behak menetapkan
pengadaan bahan perpustakaan yang telah diseleksi adalah kepala perpustakaan. Kebijakan
pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk
mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Agar kebijakan
pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan
koleksi harus disusun secara tertulis.[4]Rumusan yang dituangkan
dalam kebijakan pengembangan koleksi tertulis dimulai dengan penjelasan singkat
tentang misi perpustakaan dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai, deskripsi
singkat mengenai masyarakat yang dilayani, koleksi yang telah ada, kemudian
dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan isi kebijakan sebagai berikut:
a.
Penjelasan
singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai,
b.
Deskripsi
singkat mengenai masyarakat yang dilayani
c.
Koleksi yang
telah ada
d.
Penjelasan
mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa
yang diberi wewenang untuk seleksi
e.
Metode
pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan
prioritas (jika ada)dan informasi lain yang dianggap perlu, misalnya: pedoman
dan kriteria seleksi dan dafar timbangan buku atau tipe timbangan buku yang
digunakan untuk seleksi.
f.
Masalah-masalah
khusus didaftarkan secara rinci, misalnya jenis bahan yang tidak dikoleksi,
berupa copy dari satu judul, penjilidan dan penggantian buku atau bahan
perpustakaan lain yang hilang
g.
Penjelasan
mengenai komposisi koleksi yang dikembangkan yang dibagi atas bindang subjek
dan keterang mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan dirinci sebagai
berikut:
·
Tingkat
kedalaman / kelengkapan (koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang
berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan /
atau program yang ada
·
Bahasa
·
Cangkupan
priode
·
Cangkupan
geogrfis
·
Format yang
akan dibeli atau tidak dibeli
·
Siapa yang
bertanggung jawab atas seleksi
h.
Bahasa asing
i.
Jenis bahan
perpustakaan berdasakan format. Definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan
mana yang dibeli dan mana yang tidak dan pentingnya bahan tersebut bagi koleksi
atau pemakainya
j.
Penanganan
hadiah
k.
Pinjam antar
perpustakaan serta jaringan dan bentuk kerjasamalain yang berpengaruh pada
pengembangan koleksi
l.
Kriteria dan
tata cara penyiangan
m.
Sikap
perpustakaaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan kebebasan
intelektual
Penjelasan yang
disebutkan di atas masih terbatas pada uraian-uraian umum yang seharusnya
terdapat pada rumusan kebijakan pengembangan koleksi.[5]
D. Asas
Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan
pengembangan koleksi didasari asas berikut:
1. Kerelevanan.
Koleksi
hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan
pengabdian pada masyarakat sekolah. Karena itu, perpustakaan perlu
memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan
dengan jumlah dan besar sekolah, Program studi, lembaga, dan seterusnya. Jenjang
program meliputi program SMA IPA/IPS. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh
atau pembelajaran maya juga sangat berpengaruh pada pilihan jenis media bahan
perpustakaan yang perlu dikembangkan.[6] Bahwa dalam
membuat kebijakan harus ada prinsip.dalam pengembangan koleksi harus sesuai
dengan perpustakaan atau asas yang ada maka harus di adakan dalam
penyelenggaraan tersebut, dan harus di selaraskan dengan kebutuhan contoh
kebutuhan bahan pustaka dalam sekola maka harus sesuai dengan kurikulum yang ada.
2. Berorientasi
kepada kebutuhan pengguna.
Pengembangan
koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna
perpustakaan sekolah adalah tenaga pengajar, tenaga administrasi,siswa, yang
kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.
3. Kelengkapan.
Koleksi
hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam
pembelajaran, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan
program yang ada secara lengkap (lihat Kep.Mendiknas, No. 0234/U/2000, tentang
Pedoman Pendirian sekolah).
4. Kemutakhiran.
Koleksi
hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakan harus
mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan.
5. Kerja
sama.
Koleksi
hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam
pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan siswa.
Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan
berhasil guna.
6. Rangkaian
Kegiatan.
Pada umumnya,
pengembangan koleksi meliputi rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a)
Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi
berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di
atas. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan
keputusan yayasan dan anggotanya terdiri atas unsur perpustakaan, sekolah, dan
unit lain
b)
Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab
semua unsur yang terrlibat dalam pengembangan koleksi.
c)
Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari
semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan
cara , antara lain:
·
Mempelajari kurikulum setiap program studi
·
Memberikan kesempatan sivitas akademika untuk
memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi
·
Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik
secara tercetak maupun maya
·
Melayani pengguna secara berkala untuk menilai
keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna
d)
Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat
pembelian, tukar-menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang
tertib.[7]
e)
Merawat bahan perpustakaan. Perawatan bahan pustaka dapat dikategorikan dalam 3
jenis, yaitu:
·
Perawatan
dari segi fisik bahan pustaka, misalnya menjaga kelembapan dan suhu ruangan
agar tetap stabil karena jika tidak stabil maka mengakibatkan keruakan pada
kertas. Jika panas dapat menyebabkan perekat pada jilidan buku menjadi kering,
sedangkan jilidannya sendiri menjadi longgar. Sedangkan jika lembab buku akan
mudah diserang jamur, kecoa, rayap dan kutu buku.
·
Perawatan
koleksi (isi dari keseluruhan koleksi). misalnya, pelestarian koleksi berbentuk peta dengan cara menyimpan peta
yang sesuai dengan bentuk dengan ukuran peta, letak rak hendaknya sesuai dengan
lingkungan sehingga mudah dicapai oleh pemakai dan bahan dasar terbuat dari
kayu yang baik atau besi baja.
·
Perawatan
dari segi teknologi dan media, misalnya
CD-Rom. Media yang memanfaatkan teknologi laser dalam proses perekaman dan
pembacaan kembali informasi. Dalam perawatannya harus melihat kepada sifat dan
watak sebuah PC, misalnya saja disc drive harus rajin dibersihkan dengan
alkohol, hindari adanya virus pada komputer, sebab adanya kemungkinan
menghambat jalannya pembacaan pada CD-Rom.[8]
f) Menyiangi
koleksi Penyiangan koleksi adalah
pemilahan bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan.
Tujuannya adalah untuk:
·
membina dan
memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan
·
memperbaiki
penampilan dan kinerja perpustakaan
·
meningkatkan
daya guna dan hasil guna ruang koleksi
g) Menevaluasi
koleksi. Evaluasi koleksi adalah upaya
menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan pengguna
serta program lembaga induknya. Tujuan evaluasi koleksi adalah:
·
Mengetahui
mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
·
Menyesuaikan
koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya
·
Mengikuti
perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
·
Meningkatkan
nilai informasi
·
Mengetahui
kekuatan dan kelemahan koleksi
·
Menyesuaikan
kebijakan penyiangan koleksi[9]
h) Untuk
melaksanakan semua kegiatan tersebut, diperlukan anggaran yang memadai,
karyawan yang cakap dan berdedikasi, struktur organisasi yang mantap, dan alat
bantu pemilihan bahan perpustakaan yang relevan.[10]
[1]
Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
[2]
Asmaria Br Perangin-angin. 2009. Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka Di
Perpustakaan Stikes Santa Elisabeth Medan. Universitas
Sumatra Utara. 1-44
[3]
Herlina. 2013. Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan. Palembang: Noerfikri
Offset. Hal: 13-15
[4]
Asmaria Br Perangin-angin. 2009. Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka Di
Perpustakaan Stikes Santa Elisabeth Medan. Universitas
Sumatra Utara. 1-44
[5]
“Pengembangan Koleksi Diperpustakaan”. 18/09/2014. Meidi abdul akbar.http://meidi-aa.web.ugm.ac.id/wordpress/?p=7
[6]
Herlina. 2013. Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan. Palembang: Noerfikri
Offset. Hal: 17
[7]
Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
[8]
Martoatmodjo, Karmidi. 2010. Pelestarian
Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka
[9] ”Merawat bahan pustaka dalam
pengembangan koleksi”. 23/09/2014. http://mikiritugas.blogspot.com/2012/09/pengembangan-koleksi-modul-1-keg1.html. Diposkan oleh abu ahmad di 19.35
[10]
Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
Komentar
Posting Komentar